Redacción técnica: la importancia, reglas

Imagínate explicándole el uso de Excel y todas sus funciones a alguien que nunca ha trabajado con el programa en un manual escrito. ¿Por dónde empezarías? ¿Por explicar cómo abrir el programa quizás, seguido de cómo crear nuevos documentos, fórmulas o análisis? ¿Cómo te asegurarías de que el alumno entiende todo? ¿Con la ayuda de viñetas (paso a paso), capturas de pantalla o imágenes, por ejemplo?

Es un ejemplo simple de las preguntas con las que un escritor técnico tiene que lidiar en su día a día. Y no solo escritores técnicos, sino cualquier persona involucrada en la redacción de documentación de procesos técnicos (complejos) como informes, procesos o manuales. La redacción técnica significa redactar de manera que cualquiera que sea tu audiencia objetivo sea capaz de entenderlo – sin importar su formación ni conocimiento base. Pero ¿por qué es tan importante? Y ¿cuáles son las mejores prácticas cuando se trata de redacción técnica?

Minimizar el riesgo del error humano

Hay dos razones principales por las que las habilidades para redactar técnicamente son tan importantes. Primero de todo, cuando se trabaja en entornos altamente regulados, incluyendo aquellos relacionados con la industria farmacéutica, biotecnológica o de productos sanitarios, necesitas asegurarte de que los documentos son claros para tu audiencia objetivo. Si los procesos son claros y no llevan a malinterpretaciones, puedes minimizar el riesgo de errores humanos y, así, garantizar un mejor proceso. En segundo lugar, una documentación completa es crucial en caso de auditorías o errores para explicar y analizar: qué pasos se tomaron, qué fue mal y cuál es el enfoque correcto, por ejemplo. Esto significa que documentos técnicos o manuales, no deben solo incluir los pasos hacia un resultado específico, sino también los pasos que permitan explicar ese mismo resultado. Además, estos documentos deberían poder usarse por un largo periodo de tiempo, hasta cinco, diez o incluso veinte años.

Redacción técnica: reglas

Seas un escritor técnico o no, estas son algunas reglas generales para tener en mente cuando debas redactar documentación técnica:

  • No esperes conocimiento previo: un obstáculo bien conocido por los escritores técnicos es asumir que tu audiencia objetivo ya tiene conocimientos previos sobre el tema. No referirse a otras cosas, o saltarse determinados pasos, simplemente porque piensas que es evidente.
  • Variar entre textos e imágenes: si tu audiencia objetivo necesita clicar sobre un icono, es mucho más eficiente implementar una imagen sobre un icono específico, en lugar de describir ese paso en varias frases. En general, las imágenes son menos propensas a malinterpretaciones que la información textual.
  • Usa lenguaje simple: intenta ser lo más claro, directo y neutral posible, y siempre ten a tu audiencia objetivo en mente. Si es posible, planifica una fase de revisión con alguien de tu grupo objetivo para averiguar si tu documento es lo suficientemente accesible. Y evita usar jerga técnica.
  • Presta atención a la estructura: por ejemplo, usando viñetas para resumir varios pasos de tu proceso. Deberías también asegurarte de usar fuentes claras y legibles, y con diseño profesional. Si estás escribiendo documentos o manuales largos, considera añadir una tabla de contenidos o adendum.
  • Revisa tu documento: crear documentación técnica es, a menudo, un proceso continuo. Asegúrate de revisar frecuentemente tu documentación para evitar pequeños errores semejantes y garantizar información sin faltas.
Aprende más acerca de la redacción técnica

Afortunadamente, la redacción técnica no es física cuántica. Se trata sobre todo de usar tu sentido común. Sin embargo, nosotros somos conscientes de la importancia de una buena habilidad en redacción técnica. Por eso, QbD ofrece formación práctica en redacción técnica. Incluyendo ejercicios, obstáculos típicos, discusiones y muchos ejemplos. Porque creemos que todo el mundo posee la base para una buena redacción técnica. ;

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